Os ERPs possibilitam substituir diversas tarefas manuais por processos automatizados e integrados
Pesquisas da International Data Corporation (IDC) revelam que até 2026, 75% das empresas líderes de mercado terão programas e investimentos de inovação digital estruturados e sistêmicos, que apoiam a inovação interativa contínua, permitindo crescimento, escala, agilidade e resiliência. Outra previsão da consultoria é que até o ano de 2024, as cinco principais empresas de cada setor serão aquelas que usaram tecnologia para inovar e sair de uma crise global, como recessão ou interrupção da cadeia de suprimentos.
No documento “FutureScape: Previsões sobre o futuro mundial da inovação mundial 2023”, a IDC também revela que até 2025, 85% dos CEOs de grandes empresas exigirão que seus líderes nas empresas forneçam informações baseadas em dados sobre a atividade de inovação, incluindo eficiência dos desenvolvedores e resultados de negócios.
Nesse cenário, empresas que não quiserem perder competitividade já sabem que o investimento em ferramentas de automação de processos, por exemplo, não pode mais ser adiado. Com 17 anos de experiência em implementação nos sistemas Enterprise Resource Planning (ERP), ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial na versão em português, Luiza Krause Corrêa Ogihara explica que os ERPs são importantes aliados na otimização de processos operacionais e no aumento da produtividade de um negócio.
“Os ERPs possibilitam substituir diversas tarefas manuais por processos automatizados e integrados, diminuindo erros, melhorando a qualidade dos dados, eliminando o retrabalho e aumentando a produtividade e motivação da equipe, impactando diretamente a redução de custos”, enfatiza.
Ela comenta que a implementação desse sistema em uma empresa pode durar um período longo, dependendo do porte da organização. Segundo a profissional, erros de planejamento, definição de objetivos, levantamento de requerimentos inadequado, falta de envolvimento e engajamento das pessoas corretas nas equipes definidas para a implementação, estratégia de gestão de mudança ineficaz, entre outros fatores, podem causar ainda mais atrasos e insucessos.
Para uma implementação de um sistema ERP eficaz e que garanta o retorno do investimento, as empresas precisam primeiramente fazer a escolha adequada às suas necessidades, envolvendo as pessoas corretas desde o início. “Nesta etapa, é importante que se pesquise e documente os processos atuais da empresa, indicando requerimentos legais, gargalos, pontos críticos e os pontos fortes dos processos. Também é preciso indicar os motivos pelos quais um novo ERP é necessário, e quais problemas pretende-se resolver com o sistema”, diz, acrescentando que “ter essas informações documentadas de forma clara ajudará na etapa de definição de requisitos, garantindo que o ERP estará resolvendo os problemas certos”.
Outro fator a ser considerado é identificar quem são as pessoas que suportarão a escolha do ERP. Segundo a profissional, encontrar um sistema que funcione para a organização requer colaboração das pessoas que fazem parte do dia a dia dos processos e, também, de líderes tomadores de decisão. Além disso, ignorar esta etapa pode fazer com que a empresa perca requisitos ou funcionalidades importantes e necessárias aos principais departamentos, levando a planejamentos e tomadas de decisões incorretas.
“Alguns pontos chave a se considerar ao avaliar os requerimentos para o ERP: quais são os objetivos do negócio nos próximos anos? Quais áreas de negócio estão em expansão, redução ou transformação? Quais são os principais benefícios que um novo ERP pode trazer? Qual é o orçamento disponível? Ele é adequado? Quais são os pontos críticos de sucesso para a implementação do novo sistema?”, ressalta.
Os caminhos para implementação de tecnologia nas empresas exigem planejamento
De acordo com a especialista em implementação de ERPs, Luiza Ogihara, para que os investimentos em sistemas de automação e gerenciamento sejam eficazes e atendam às reais necessidades da empresa, é preciso desenvolver um plano de implementação que inclua todas as atividades necessárias para que o sistema seja implementado, desde levantamento e definição dos processos de negócios, passando pelo design da solução, execução da implantação, atividades de migração e conversão de dados, etapas de teste e atividades críticas de gestão de mudança organizacional.
Além disso, outro ponto chave para o sucesso de um projeto de ERP é a escolha do time de implementação, que deve incluir profissionais de diversas áreas da empresa, e de diferentes níveis de senioridade. Isso inclui altos executivos, gerentes de projeto, especialistas das diferentes áreas do negócio, pessoas que executam os processos de negócio no dia a dia, departamentos de TI, entre outros.
A profissional acrescenta que cada membro do time tem responsabilidades específicas, que são baseadas em sua área de especialização no tempo que cada pessoa terá disponível para o projeto. As responsabilidades de cada membro devem ser claramente comunicadas e entendidas de forma que todos saibam quem faz o quê. Além disso, é importante que a equipe seja engajada desde o início do projeto, para que todos os stakeholders sejam ouvidos e sintam-se responsáveis pelo sucesso da implementação.
Finalmente, outro fator crítico de sucesso, e que muitas vezes é negligenciado pelas organizações, é a elaboração e execução da estratégia de Gestão de Mudança. “A elaboração de um plano efetivo para a Gestão de Mudança é um aspecto crítico para o sucesso do projeto, pois a falta disso é uma das principais razões pelas quais as implementações de ERP falham. A implementação pode ocorrer de forma perfeita, dentro dos prazos e custos, e atendendo a todos os requerimentos do negócio, porém, o projeto fracassará se a adoção do novo ERP for pobre e se o mesmo não for bem utilizado”, alerta a Luiza Ogihara.
